Status et règlements généraux

ASSOCIATION DE L’ÉCOLE DE LEADERSHIP ET DES RECRUES DES FORCES CANADIENNES

NOM

  1. Le nom de l’organisation est « Association de l’École de leadership et de recrues des Forces canadiennes ». Il peut être cité comme étant « AELRFC » aux fins des statuts et règlements généraux.

OBJECTIFS

  1. L’Association de l’École de leadership et de recrues des Forces canadiennes (AELRFC) est un organisme à but non lucratif dont les objectifs sont de:
  • regrouper en association les membres actuels et anciens de l’École de leadership et de recrues des Forces canadiennes (ELRFC),
  • promouvoir le bien-être de ses membres,
  • promouvoir l’ELRFC et son patrimoine,
  • promouvoir les communications et les échanges de nature militaire, culturelle ou sociale entre les membres actuels et anciens de l’ELRFC, ainsi qu’avec tout autre organisme militaire canadien ou étranger ayant des buts ou des intérêts similaires,
  • recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières,
  • administrer de tels dons, legs et contributions,
  • organiser des campagnes de souscriptions dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables et pour le bénéfice d’autres œuvres de bienfaisance, et
  • organiser et conduire toute autre activité, tel qu’approuvée par le conseil d’administration (CA).

MEMBRES

  1. L’AELRFC compte trois catégories de membres : régulier, associé et honoraire.
  1. À l’exception des membres honoraires, tous les membres sont tenus de verser une cotisation non remboursable tel que déterminée par le CA.
  1. Le CA peut, par résolution, suspendre, radier ou expulser pour une période qu’il déterminera, tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents statuts et règlements généraux, qui ne rencontre plus les critères pour être membre, qui agit contrairement aux intérêts de l’AELRFC, ou dont la conduite est jugée comme étant préjudiciable pour l’AELRFC.
  1. Tout membre des Forces armées canadiennes (FAC) ou du ministère de la Défense nationale (MDN) doit éviter de se placer en situation de conflit d’intérêt réel, apparent ou appréhendé entre ses activités au sein de l’AELRFC et ses fonctions au sein des FAC ou du MDN.

Membre régulier

  1. Peut être membre régulier toute personne :
  • militaire ou civile, membre du personnel cadre, appartenant à l’ELRFC,
  • militaire ou civile, membre du personnel cadre, ayant déjà appartenu à l’ELRFC ou à une des autres écoles ayant été incorporée à l’ELRFC,
  • qui adhère aux valeurs et aux objectifs de l’AELRFC, et
  • qui a payé la cotisation établie par le CA.

Membre associé

  1. Peut être membre associé toute personne :
  • qui adhère aux valeurs et aux objectifs de l’AELRFC mais ne satisfait pas les critères définissant le membre régulier,
  • qui est recommandée par deux membres réguliers,
  • dont la candidature est acceptée par le CA, et
  • qui a payé la cotisation établie par le CA.

Membre honoraire

  1. Peut être membre honoraire toute personne :
  • qui adhère aux valeurs et aux objectifs de l’AELRFC,
  • dont le membership serait grandement avantageux pour la poursuite des objectifs de l’AELRFC,
  • qui est recommandée par deux membres réguliers, et
  • dont la candidature est acceptée par le CA aux conditions qui peuvent être établies par ce dernier.
  1. Sauf pour les membres honoraires, tout membre a le droit de participer à toutes les activités de l’AELRFC, de recevoir des avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter.
  1. Les membres honoraires peuvent participer aux activités de l’AELRFC et assister aux assemblées. Ils n’ont toutefois pas le droit de vote et ils ne peuvent pas être élus au CA.

DIRECTION ET GOUVERNANCE

  1. La direction de l’AELRFC est assurée par un conseil d’administration (CA) soutenu dans son rôle par trois comités, soit le Comité de planification stratégique, le Comité de gouvernance et le Comité de vérification.
  1. Le CA nomme un directeur général (DG) qui est un membre ex-officio du CA (sans droit de vote) de l’AELRFC.
  1. La convocation et la tenue des réunions de chacun des comités doivent être conformes aux règles établies par chacun des comités respectifs. À moins d’une délégation spécifique faite par écrit de la part du CA, un comité ne peut pas voter des résolutions exécutoires.
  1. L’AELRFC doit être gérée de manière à ce qu’elle ne soit pas en compétition et n’entre pas en conflit avec les biens non publics de l’ELRFC.

Conseil d’administration

  1. Le CA est composé de neuf administrateurs dont le Commandant et l’Adjudant-chef de l’ELRFC. Les autres six administrateurs sont élus à tous les deux ans lors de l’Assemblée générale annuelle (AGA) ou au besoin lors d’une Assemblée générale spéciale (AGS). Tout membre régulier ou membre associé peut être élu au CA. Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services.  En cours d’année, les postes d’administrateurs devenus vacants pourront être comblés de façon intérimaire par le CA avec des personnes éligibles.  Toutefois, ces nominations intérimaires devront être entérinées par les membres de l’AELRFC, le plus tôt possible au courant d’une AGA ou AGS.  Les administrateurs intérimaires auront tous les droits et toutes les obligations des administrateurs de l’AELRFC.
  1. Le CA doit se réunir au moins une fois par année immédiatement avant l’AGA et se réunir par la suite selon les besoins. Il doit maintenir un registre de ses procès-verbaux de réunions. Cinq administrateurs présents constitueront le quorum des réunions du CA, qui seront présidées par le Président, ou le Vice-Président en l’absence de ce dernier. Celles-ci peuvent avoir lieu à n’importe quel moment, tel que déterminé par les administrateurs, sous réserve de cinq jours de préavis envoyé électroniquement.
  1. Les décisions sur toute question discutée par le CA seront prises par vote majoritaire. Le président de la réunion peut toutefois émettre un vote décisif pour briser l’égalité. Après le vote, le président de la réunion indiquera si oui ou non une résolution a été adoptée et s’assurera que le résultat est indiqué dans le procès-verbal
  1. 19. Lorsque les administrateurs doivent voter une résolution par voie électronique, la procédure suivante s’applique :
  • délais régulier pour voter : 5 jours
  • tous les administrateurs du C.A. doivent être en copie conforme lorsqu’ils répondent
  • s’il y a quorum après le délai demandé, la résolution est adoptée
  • s’il n’y a pas de quorum, la résolution sera sujette à discussion et le vote sera repris à la prochaine réunion du C.A.
  • en cas d’urgence, un délai de 48 heures pourra être demandé pour un vote électronique
  • lorsqu’un administrateur ne vote pas, ce sera considéré comme une abstention
  1. Cesse de faire partie du CA et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :
  • présente sa démission soit au CA, au Président ou au Secrétaire, ou encore lors de l’AGA;
  • a manqué plus de la moitié des réunions annuelles du CA (à moins de justifications pertinentes aux yeux du CA);
  • décède ou devient inapte; ou
  • est destitué en vertu des paragraphes 4, 5 et 6.

Comité de planification stratégique

  1. Le Comité de planification stratégique est composé de trois administrateurs dont le Président et le Vice-président, ainsi que du DG de l’AELRFC. Ce comité est responsable devant le CA de la planification des activités permettant à l’AELRFC d’accomplir sa mission.
  1. Trois membres présents constitueront le quorum des réunions du Comité de planification stratégique. Le comité doit se réunir au moins trois fois par année et maintenir un registre de ses procès-verbaux de réunions. Les réunions du comité seront présidées par le Président ou le Vice-Président en l’absence de ce dernier.
  1. Les décisions sur toute question discutée par le Comité de planification stratégique seront prises par vote majoritaire. Le président de la réunion peut toutefois émettre un vote décisif pour briser l’égalité. Après le vote, le président de la réunion indiquera si oui ou non une résolution a été adoptée et s’assurera que le résultat est indiqué dans le procès-verbal.  Le DG n’a pas droit de vote.

Comité de gouvernance

  1. Le Comité de gouvernance est composé de trois administrateurs dont le secrétaire du CA qui présidera les réunions du comité. Deux administrateurs présents constitueront le quorum des réunions du Comité.  Le Comité est responsable devant le CA de l’élaboration des principes et lignes directrices en matière de gouvernance, de trouver des candidats aux postes d’administrateur, de proposer au CA leur élection ou leur nomination, de la révision périodique des statuts et règlements généraux et de la proposition de modifications au CA.

Comité de vérification

  1. Le comité de vérification est composé de trois administrateurs dont le trésorier du CA qui présidera les réunions du comité. Trois administrateurs présents constitueront le quorum des réunions du Comité. Le Comité est responsable devant le CA de la vérification de la gestion des finances pour les opérations de l’AELRFC.  Le Comité supervise les contrôles internes de l’AELRFC ainsi que les activités de contrôle externe.

Officiers de l’AELRFC

  1. Lors des AGA ou AGS, la liste des officiers de l’AELRFC sera entérinée par l’assemblée, suivant les recommandations du CA.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE (AGA) ET ASSEMBLÉES GÉNÉRALES SPÉCIALES (AGS)

  1. L’AGA de l’AELRFC aura lieu chaque année à l’heure et à la date déterminée par le CA. L’avis de convocation doit être envoyé à tous les membres en règle au moins trente (30) jours avant la tenue de la réunion. Une AGS peut être tenue à tout moment par le CA avec le même type d’avis pour les membres. L’avis de convocation sera envoyé par voie électronique.
  1. Les membres présents à l’ouverture de l’assemblée (AGA ou AGS) constituent le quorum.
  1. Tous les membres en règle ont droit à une voix chacun lors des votes de l’assemblée. Toutes les questions soumises à l’assemblée sont tranchées à majorité simple (50% + 1) des voix. Celles-ci sont exprimées à main levée, à moins que le scrutin secret n’ait été réclamé par au moins trois membres. Le président de la réunion peut toutefois émettre un vote décisif pour briser l’égalité lors des votes.

MODIFICATIONS AUX STATUTS ET RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

  1. Les modifications proposées aux statuts et règlements généraux peuvent être proposées par tout membre en règle, mais doivent être appuyées par au moins deux autres membres réguliers en règle. Les propositions de modifications doivent parvenir par écrit au CA, par l’entremise du directeur général, au moins soixante (60) jours avant l’AGA eu AGS.
  1. Le CA de l’AELRFC publiera ces propositions de modification pour un minimum de trente (30) jours avant l’AGA ou l’AGS de manière à ce qu’elles soient disponibles pour révision par tous les membres. Les votes sur les propositions seront tenus lors d’une AGA/AGS selon les règles établies.

RÉMUNÉRATION

  1. Les membres du CA ou des comités qui le composent ainsi que le DG et son personnel ne seront pas rémunérés pour leurs services. Le DG et son personnel auront droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés par eux dans l’exercice de leurs fonctions au sein de l’AELRFC lorsque ce remboursement est préautorisé par l’un des membres du CA suivant: président, vice-président ou trésorier.

INDEMNISATION

  1. Tout administrateur sera tenu indemne et à couvert à même les fonds de l’AELRFC de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours d’une action, d’une poursuite ou d’une procédure intentée contre lui, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

DÉPENSES FINANCIÈRES

  1. Le DG peut engager des dépenses en autant qu’elles visent des besoins identifiés au budget approuvé par le CA et qu’elles demeurent à l’intérieur de ce même budget.

BUDGET ANNUEL

  1. L’exercice financier commencera le 1er janvier de chaque année. Quatre mois avant la fin de l’exercice, le DG doit préparer une proposition budgétaire pour l’année financière à venir.  Cette proposition doit se faire dans le cadre d’un plan quinquennal et s’appuyer sur un estimé des dépenses et des revenus anticipés pour l’année visée.  Le budget doit être présenté par le DG au Comité de vérification qui le recommandera au CA pour examen et ratification avant le début du prochain exercice financier.

VÉRIFICATION FINANCIÈRE

  1. Le CA doit s’assurer que les finances de l’AELRFC soient vérifiées par une entité indépendante sur une base annuelle et qu’une copie du rapport de vérification soit remise au CA afin d’être entérinée lors de l’AGA. Les rapports de vérification doivent être mis à la disposition de tous les membres du CA.

EFFETS BANCAIRES

  1. Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, endossements et autres effets de commerce, contrats actes et documents requérant la signature de l’AELRFC sont signés par deux des Officiers de l’AELRFC.

DISSOLUTION DE L’AELRFC

  1. La dissolution de l’AELRFC doit être approuvée et adoptée par les deux tiers des membres en règle présents lors d’une AGS convoquée à cette fin.
  1. En cas de dissolution, les biens et les fonds de l’AELRFC seront dévolus soit à un ou plusieurs organismes déterminés par l’AGS.